Cấu trúc, từ vựng, mẫu thư viết email trong Tiếng Anh (P2)

Vì hiện tại việc viết email bằng tiếng anh ngày càng quan trọng và bức thiết, từ các bức thư rất đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời,… trong đời sống hàng ngày cho đến thư xin việc hay thư tín trong giao dịch thương mại,…

4. Main Point – Nội Dung Chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)

• Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..)
• We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…)
• We would like to cancel our order n° ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…)
• Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi)
• I am pleased to acknowledge receipt of your order n° …..(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của các anh số…)
• Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể)
• It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn hàng của các anh)
• We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước ngày…)
• Unfortunately these articles are no longer available /are out of stock. (Rất tiếc mặt hàng đó không còn/hết hàng)

Dạng 8: Prices (Giá cả)

• Please send us your price list. (Làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá)
• You will find enclosed our most recent catalogue and price list. (Anh vui lòng xem bảng báo giá và danh mục hàng hóa gần nhất đính kèm)
• Please note that our prices are subject to change without notice.(Làm ơn chú ý rằng giá cả của chúng tôi có thể thay đổi không báo trước)
• We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá chi tiết)
• We can make you a firm offer of … (Chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác..)

5. Concluding Sentence – Kết Thúc Thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

6. Signing Off: Ký Tên

1. Trường hợp thân mật:

Best,
Best wishes,
Regards,
Take care,
Bye,

2. Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms,…)

Best regards,
Warm regards,
Yours sincerely,

3. Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam,)

Yours faithfully,

7. Các Lưu Ý Khi Viết Email Bằng Tiếng Anh

• Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not,… không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen,…
• Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate,…
• Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
• Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng Please khi muốn yêu cầu.
• Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
• Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
• Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.
• Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học..
• Cuối thư: Regards, Best Regards, 2 cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
• Sincerely Yours: Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”– Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

8. Một Số Từ Viết Tắt Thường Sử Dụng Khi Viết Email

• ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Như vậy, bài viết để viết email bằng tiếng anh đã được AMA Cần Thơ chia sẻ tới các bạn. Hy vọng, bài viết mà trung tâm giới thiệu sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho những ai đã, đang và sẽ học tiếng Anh.

Tham khảo thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh (P1)