Vì hiện tại viết email bằng tiếng anh ngày càng quan trọng và bức thiết, từ các bức thư rất đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời,… trong đời sống hàng ngày cho đến thư xin việc hay thư tín trong giao dịch thương mại,… Hôm nay, AMA Cần Thơ xin tổng hợp lại Cách viết email bằng tiếng anh.
1. Cấu trúc của một bức thư
Đầu tiên để viết một bức thư bạn cần xác định cấu trúc của bức thư gồm những gì, đặc biệt khi viết email bằng tiếng anh? Để không bị lạc đề cũng như là thiếu xót bất kỳ phần nào trong lúc viết.
- Salutation & Greeting (Chào hỏi)
- Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
- Reasons for writing (Lý do viết thư)
- Main point (Nội dung chính)
- Concluding sentence (Kết thúc email)
- Signing off (Ký tên)
2. Greeting – Chào Hỏi
- Nếu bạn đã biết tên người nhận.
Thì cấu trúc sẽ là: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).
Ví dụ: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,
- Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name.
Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly,….
- Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận.
Ví dụ: “To whom it may concern,” hoặc “Dear Sir/Madam,”
3. Opening Comment – Hỏi Thăm
a. Hỏi sức khỏe (thân mật)
Ví dụ: How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
b. Hỏi thăm (trang trọng)
Ví dụ:
- I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
- I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
c. Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”
Ví dụ:
- Thank you for contacting ABC Company. (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
- Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
d. Reasons For Writing: Lý Do Viết Thư
Cấu trúc: I am writing to + ….
Ví dụ:
- I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
- I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)
- I recently read/heard about … and would like to know… (Tôi gần đây được biết tin về… và muốn biết…)
- I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)
Có thể bạn quan tâm: luyện thi IELTS Cần Thơ
4. Main Point – Nội Dung Chính
Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.
Dạng 1: Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)
- Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
- As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
- As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Dạng 2: Making a request (Yêu cầu)
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- Could you tell me something about …? (Bạn có thể cho tôi biêt về…)
- I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
- Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt)
- We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)
- I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…)
- You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)
Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu)
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
- I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)
Dạng 5: Complaining (Phàn nàn)
- I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)
- I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…)
- Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..)
- We regret to inform you that our order No. —– is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã quá hạn lâu)
- I would like to query the transport charges which seem unusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)
Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi)
- We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)
- I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)
- I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..)
- Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)